ASISTENTE ADMINISTRATIVO(a) Y DE LOGISTICA

Proyecto: Vamos Tejiendo
Tipo de Contrato: Tiempo Completo

PROYECTO: VAMOS TEJIENDO

LUGAR DE TRABAJO : PROVINCIA DE SABANA OCCIDENTE (Facatativá, Funza, El Rosal, Madrid, Mosquera, Subachoque, Zipacón)

FECHA DE CIERRE CONVOCATORIA: 10 de octubre

RESUMEN DEL CARGO:

La/el Asistente administrativo(a) y de logística es responsable de apoyar los procesos administrativos, de compras y logísticos de Vamos Tejiendo, aplicando las normas y procedimientos definidos por Pact y la legislación colombiana, logrando resultados precisos en cada uno de ellos, asegurando que el trabajo sea realizado de acuerdo con los estándares corporativos y cumpliendo con las fechas límites establecidas.

Es responsable de asistir en el desarrollo de los programas y actividades Administrativas, de Compras y de logística de Vamos Tejiendo en particular para garantizar la eficiente implementación de las actividades de formación y de alianzas del proyecto en Cundinamarca principalmente y proveerá apoyos esporádicos también al equipo de Antioquia.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

Administrativas:

  • Asegurar soporte administrativo para el proyecto Vamos Tejiendo, enfocándose en el logro de resultados.
  • Realizar la solicitud y apoyo al equipo Vamos Tejiendo para actividades propias del proyecto en: solicitud de compras en el formato establecido, logística de los viajes, apoyo logístico en reuniones presenciales, solicitudes de transporte entre otros.
  • Gestionar y administrar solicitudes papelería y otros insumos.
  • Realizar los envíos de elementos por correo certificado a zonas de intervención del proyecto.
  • Realizar las actividades relacionadas con el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
  • Gestionar el archivo, documentación y magnetización de documentos físicos, así como el control de documentos digitales en las carpetas compartidas (con relación al cargo de Logística y Compras).
  • Realizar otras actividades administrativas relacionadas con Vamos Tejiendo, según indicaciones de su supervisor.

Compras y Logística:

  • Recepción de solicitudes de compras de bienes o servicios por parte de los miembros del equipo de Vamos Tejiendo, gestionando las mismas de acuerdo con el proceso de compras de Pact.
  • Realizar la gestión de cotizaciones, solicitudes de oferta de proveedores, análisis y apoyo general en los procesos operativos de compra.
  • Realizar las actividades pertinentes a las compras realizadas relativas al proceso de pagos, reporte de facturación y soportes necesarios. 
  • Documentar y apoyar la gestión para creación de proveedores, realizar verificaciones y validaciones en las páginas de los entes de control específicamente Bridger Insight system acorde con la debida diligencia, en cumplimiento con los requisitos de cumplimiento del donante y los requerimientos del gobierno de los estados unidos.
  • Acompañar la gestión logística de actividades en terreno.
  • Gestionar y dar soluciones a las novedades presentadas durante las actividades del proyecto.
  • Realizar las actividades logísticas para reuniones del staff de Vamos Tejiendo.
  • Participar en el diseño, programación, organización y seguimiento de eventos, entrenamientos, reuniones, visitas de funcionarios nacionales y extranjeros, asegurándose de coordinar adecuadamente los aspectos logísticos y Administrativos.
  • Mantener los directorios de proveedores actualizados y verificados.
  • Mantener un adecuado número de registros e informes administrativos relacionados con las actividades.
  • Realizar la atención a proveedores actuales y potenciales: ofertas, novedades, etc.
  • Realizar otras actividades ligadas al éxito de los procesos requeridos por Vamos Tejiendo.

REQUISITOS DEL CARGO:

  • Tecnólogo en áreas afines con cinco años de experiencia específica en el cargo ó Profesional en áreas afines con tres años de experiencia específica en el cargo
  • Experiencia en manejo de proveedores
  • Experiencia en logística, coordinación de eventos y compras
  • La persona debe residir en alguno de los municipios de la Provincia de Sabana Occidente
  • Manejo y habilidades de sistemas de información, paquete de MS Office, correo electrónico y aplicaciones de Internet y relacionadas; construcción, administración e interpretación de bases de datos (Excel, básico o medio preferente).
  • Capacidad de relacionamiento con personas
  • Habilidad en gestión de eventos
  • Disponibilidad para viajar a corto plazo dentro de Colombia en caso de necesitarse.
  • Disponibilidad acompañamiento Administrativo u OPL eventos en campo o remoto
  • Experiencia en organizaciones de cooperación internacional

Pact es una organización que promueve y está comprometida con un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

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