ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A)

Proyecto: Vamos Tejiendo
Tipo de Contrato: Tiempo Completo
Lugar de Trabajo: Sabana de Occidente
Fecha de cierre convocatoria: 29 enero 2023

LUGAR DE TRABAJO: Sabana de Occidente

RESUMEN DEL CARGO:

La/el Asistente Administrativa/o es responsable de apoyar los procesos administrativos, logísticos y de compras del proyecto Vamos Tejiendo, aplicando las normas y procedimientos definidos por Pact y la legislación colombiana, logrando resultados precisos en cada uno de ellos, asegurando que el trabajo sea realizado de acuerdo con los estándares corporativos y cumpliendo con las fechas límites establecidas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

ADMINISTRATIVAS:

  • Asegurar soporte administrativo para el proyecto Vamos Tejiendo, enfocándose en el logro de resultados.
  • Realizar las solicitudes pertinentes y apoyar la logística en las actividades propias del proyecto, tales como: solicitud de compras en el formato establecido, logística de los viajes, apoyo logístico en reuniones presenciales, solicitudes de transporte entre otros.
  • Participar en el diseño, programación, organización y seguimiento de eventos, entrenamientos, reuniones, visitas de funcionarios nacionales y extranjeros, asegurándose de coordinar adecuadamente los aspectos logísticos y Administrativos.
  • Gestionar y administrar solicitudes papelería y otros insumos.
  • Realizar los envíos de elementos por correo certificado a zonas de intervención del proyecto.
  • Realizar las actividades relacionadas con el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
  • Gestionar el archivo, documentación y magnetización de documentos físicos, así como el control de documentos digitales en las carpetas compartidas (con relación al cargo de Logística y Compras).
  • Realizar otras actividades administrativas relacionadas con Vamos Tejiendo, según indicaciones de su supervisor.

COMPRAS:

  • Apoyar la gestión de cotizaciones, solicitudes de oferta de proveedores, análisis en los procesos operativos de compra, solicitadas por su jefe inmediato.
  • Documentar y apoyar la gestión para creación de proveedores, realizar verificaciones y validaciones en las páginas de los entes de control específicamente Bridger Insight system acorde con la debida diligencia, en cumplimiento con los requisitos de cumplimiento del donante y los requerimientos del gobierno de los estados unidos.
  • Gestionar y dar soluciones a las novedades presentadas durante las actividades del proyecto.
  • Mantener los directorios de proveedores actualizados y verificados.

REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO:

  • Técnico en áreas administrativas, financieras o de logística con dos años de experiencia relevante al cargo ó tecnólogo en áreas administrativas, financieras o de logística.
  • Experiencia en procesos asistenciales administrativos, financieros y de Compras.
  • La persona debe vivir en uno de los municipios de sabana de occidente.
  • Actitud y orientación de servicio al cliente.
  • Habilidad de negociación.
  • Manejo medio de sistemas de información, correo electrónico y documentos digitales. 
  • Habilidades de interpretación y comunicación de documentos y mensajes que se reciban.
  • Capacidad de organización y seguimiento a procesos.
  • Orientación al logro.
  • Buenas relaciones con equipos de trabajo y supervisores.
  • Manejo del paquete de Office básico (Outlook, Word, Excel y PowerPoint, Teams y Forms)
  • Manejo de ambientes web
  • Posibilidad de desplazarse para atención de eventos de la organización.

REQUISITOS PREFERIDOS:

  • Experiencia en organizaciones de cooperación internacional.

Pact es una organización que promueve y está comprometida con un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

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