Asistente administrativo(a) y de compras CCD

Proyecto: Conectando Caminos
Lugar de Trabajo: Bogotá

Resumen del departamento: Esta posición trabajará directamente para el proyecto Conectado Caminos por los Derechos CCD que apoya a los migrantes venezolanos en Colombia, los colombianos retornados y las comunidades receptoras, con el objetivo de aumentar la cohesión comunitaria y la seguridad ciudadana. El proyecto trabaja con el gobierno y la sociedad civil para abordar la protección de los derechos humanos entre poblaciones migrantes vulnerables de Colombia, que incluyen mujeres, niños y jóvenes, indígenas, afrodescendientes y personas LGBTI: lesbianas, gais, bisexuales, transexuales e intersexuales.

Objetivo de la posición: El/la asistente administrativa y de compras es responsable de apoyar los procesos administrativos y de compras de Conectando Caminos por los Derechos, aplicando las normas y procedimientos definidos por Pact y la legislación colombiana, logrando resultados precisos en cada uno de ellos, asegurando que el trabajo sea realizado de acuerdo con los estándares corporativos y cumpliendo con las fechas límites establecidos. Es responsable de asistir en el desarrollo de los programas y actividades Administrativas y Compras de Conectando Caminos por los Derechos.

Responsabilidades claves:

Administrativas:
-Asegurar soporte administrativo para el proyecto conectando caminos por los derechos enfocándose en el logro de resultados
-Gestionar y administrar solicitudes papelería y otros insumos.
-Realizar la relación diaria de documentos recibidos, con sus respectivos soportes y coordinar la entrega a las personas indicadas.
-Realizar los envíos de elementos por correo certificado a zonas de intervención del proyecto
-Realizar los recordatorios de cumpleaños y felicitaciones consorcio
-Realizar la logística de separación de salas de reunión para miembros del consorcio
-Consolidar de registros de horas de conectando caminos por los derechos
-Controlar el ingreso de visitantes a las oficinas
-Realizar las actividades relacionadas con el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo en la oficina de CCD
-Gestionar el archivo, documentación y magnetización de documentos físicos, así como el control de documentos digitales en las carpetas compartidas (con relación al cargo administrativo de Compras y Logística).
-Realizar otras administrativas relacionadas con CCD  

Compras y Logística:
-Recepción de solicitudes de compras de bienes o servicios por parte de los miembros del equipo de CCD gestionando las mismas de acuerdo con el proceso de compras de Pact.
-Realizar la gestión de cotizaciones, solicitudes de oferta de proveedores, análisis y apoyo general en los procesos operativos de compra.
-Realizar las actividades pertinentes a las compras realizadas relativas al proceso de pagos, reporte de facturación y soportes necesarios, solicitud de aprobaciones, y en general para la correcta fluidez del ciclo interno semanal. 
-Documentar y apoyar la gestión para creación de proveedores, realizar verificaciones y validaciones en las páginas de los entes de control (Policía nacional, procuraduría, contraloría, centrales de riesgo – MKDenial) que garantice la debida diligencia, en cumplimiento con los requisitos de cumplimiento de los donantes de los proyectos de la oficina de país y los requerimientos del gobierno de los estados unidos.
-Realizar la gestión logística de viajes: tiquetes aéreos, hospedaje, transporte, etc.; manejo de novedades durante los viajes, solicitudes de recursos de terreno.
-Realizar las actividades logísticas para reuniones del staff de CCD y sus proyectos a nivel local y nacional.
-Mantener los directorios de proveedores actualizados y verificados.
-Mantener un adecuado número de registros e informes administrativos relacionados con viajes, seguros, logística, auditoría y otros.
-Realizar la atención a proveedores actuales y potenciales: ofertas, novedades, etc.
-Realizar otras actividades ligadas al éxito de los procesos de compras requeridas por CCD  

Requerimientos básicos

  • Experiencia en procesos Administrativos y de Compras.
  • Actitud y orientación de servicio al cliente.
  • Habilidad de negociación
  • Manejo medio de sistemas de información, correo electrónico y documentos digitales 
  • Habilidades de interpretación y comunicación de documentos y mensajes que se reciban.
  • Con capacidad de organización y seguimiento a procesos
  • Orientación al logro.
  • Buenas relaciones con equipos de trabajo y supervisores 

Educación y experiencia requerida (formal e informal)

  • Tecnólogo con experiencia mínima de 2 años o profesional con experiencia mínima de 6 meses en algún área administrativa, Administración de empresas, Gestión administrativa o de logística, Mercadeo, Negocios, o afines.
  • Manejo y habilidades de sistemas de información, paquete de MS Office, correo electrónico y aplicaciones de Internet y relacionadas, construcción, administración e interpretación de bases de datos (Excel, básico o medio preferente).

Disposición para viajar a corto plazo dentro de Colombia en caso de necesitarse.

Pact es una organización que promueve y está comprometido en un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

Aplicar para esta Vacante

Archivos permitido(s): .pdf, .doc, .docx