Asistente administrativo(a) y de compras

Proyecto: Conectando Caminos
Tipo de Contrato: Tiempo Completo
Lugar de Trabajo: Bogotá

PROYECTO: CONECTANDO CAMINOS POR LOS DERECHOS

LUGAR DE TRABAJO: BOGOTA

RESUMEN DEL CARGO:

El/La Asistente administrativo(a) y de Compras es responsable de apoyar los procesos administrativos, de compras y logísticos de Conectando Caminos por los Derechos CCD, aplicando las normas y procedimientos definidos por Pact y la legislación colombiana, logrando resultados precisos en cada uno de ellos, asegurando que el trabajo sea realizado de acuerdo con los estándares corporativos y cumpliendo con las fechas límites establecidas.

Es responsable de asistir en el desarrollo de los programas y actividades Administrativas, de Compras y de logística de Conectando Caminos por los Derechos.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

Administrativas:

  • Asegurar soporte administrativo para el proyecto CCD enfocándose en el logro de resultados: coordinar los temas de la oficina, mantenimientos de elementos e implementos.
  • Realizar la solicitud y apoyo a la dirección del proyecto en: solicitud de compras en el formato establecido, logística de los viajes, gestión de solicitud de recursos y reembolsos, apoyo logístico en reuniones presenciales, solicitudes de transporte entre otros.
  • Gestionar y administrar solicitudes papelería y otros insumos.
  • Realizar la relación diaria de documentos recibidos, con sus respectivos soportes y coordinar la entrega a las personas indicadas.
  • Realizar los envíos de elementos por correo certificado a zonas de intervención del proyecto.
  • Realizar los recordatorios de cumpleaños y felicitaciones consorcio.
  • Realizar la logística de separación de salas de reunión para miembros del consorcio.
  • Consolidar y controlar los días de vacaciones de los integrantes del consorcio.
  • Controlar el ingreso de visitantes a las oficinas.
  • Realizar las actividades relacionadas con el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo en la oficina de CCD.
  • Gestionar el archivo, documentación y magnetización de documentos físicos, así como el control de documentos digitales en las carpetas compartidas (con relación al cargo administrativo, de Compras y Logística).
  • Realizar otras administrativas relacionadas con CCD, según indicaciones de su supervisor.

Compras y Logística:

  • Recepción de solicitudes de compras de bienes o servicios por parte de los miembros del equipo de CCD gestionando las mismas de acuerdo con el proceso de compras de Pact.
  • Realizar la gestión de cotizaciones, solicitudes de oferta de proveedores, análisis y apoyo general en los procesos operativos de compra.
  • Realizar las actividades pertinentes a las compras realizadas relativas al proceso de pagos, reporte de facturación y soportes necesarios, solicitud de aprobaciones, y en general para la correcta fluidez del ciclo interno semanal. 
  • Documentar y apoyar la gestión para creación de proveedores, realizar verificaciones y validaciones en las páginas de los entes de control, acorde con la debida diligencia, en cumplimiento con los requisitos de los donantes de los proyectos de la oficina de país y los requerimientos del gobierno de los estados unidos.
  • Acompañar la gestión logística de viajes: tiquetes aéreos, hospedaje, transporte, etc. y de recursos de terreno.
  • Gestionar y dar soluciones a las novedades presentadas durante los viajes.
  • Realizar las actividades logísticas para reuniones del staff de CCD y sus proyectos a nivel local y nacional.
  • Mantener los directorios de proveedores actualizados y verificados.
  • Mantener un adecuado número de registros e informes administrativos relacionados con viajes, seguros, logística, auditoría y otros.
  • Realizar la atención a proveedores actuales y potenciales: ofertas, novedades, etc.
  • Realizar otras actividades ligadas al éxito de los procesos de compras requeridas por CCD.

Manejo de inventarios y de activos:

  • Gestionar y custodiar la dotación de equipos y materiales de uso diario de la oficina. Asegurar la adecuada gestión de registro, manejo y mantenimiento de los activos de la Organización, su debida actualización y envío periódico de reportes de inventario.
  • Asegurar que se mantengan inventarios razonables de papelería, insumos para impresoras, implementos y suministros de aseo y cafetería de acuerdo con las solicitudes de los usuarios.

Logística de viajes y organización de eventos:

  • Participar en el diseño, programación, organización y seguimiento de eventos, entrenamientos, reuniones, visitas de funcionarios nacionales y extranjeros, asegurándose de coordinar adecuadamente los aspectos logísticos y Administrativos.
  • Coordinar la gestión de compra de tiquetes, gastos de viaje, traslados y hospedaje de invitados para misiones al terreno, viajes internacionales, visitas del exterior y eventos programados previa solicitud de los usuarios/as.

REQUISITOS MINIMOS:

  • Tecnólogo en áreas afines con cinco años de experiencia ó Profesional en áreas afines con dos años de experiencia específica en el cargo
  • Experiencia en manejo de proveedores
  • Experiencia en negociación y compras
  • Manejo y habilidades de sistemas de información, paquete de MS Office, correo electrónico y aplicaciones de Internet y relacionadas; construcción, administración e interpretación de bases de datos (Excel, básico o medio preferente).
  • Habilidades de relacionamiento
  • Deseable experiencia en organizaciones de Cooperación Internacional, ideal con USAID
  • Disponibilidad para viajar a corto plazo dentro de Colombia en caso de necesitarse.
  • Disponibilidad acompañamiento Administrativo u OPL eventos en campo o remoto

Pact es una organización que promueve y está comprometida con un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

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