Vacante laboral – Director(a) Operativo(a) y Financiero(a)

Proyecto: PACT Colombia
Lugar de Trabajo: Medellin

Resumen de la organización

Pact es líder en la creación de soluciones sistémicas a los desafíos del Desarrollo. Como organización internacional de desarrollo fundada en 1971, Pact sirve a comunidades que han sido desafiadas por la pobreza y la marginalidad, y vislumbra un mundo en el que cada individuo construye su futuro. En alianza con organizaciones locales, empresas y gobiernos, construimos soluciones sistémicas para que estas comunidades sean prósperas y resilientes, y las personas a quienes sirve se sientan escuchadas, aumenten sus capacidades y sean vibrantes.

Durante casi cinco décadas, el enfoque integral de Pact ha abordado las causas de la pobreza y la marginalidad. Ha apoyado el fortalecimiento sistemas sociales y de salud; el aumento de los ingresos de la gente y el vínculo positivo entre el Estado y la sociedad; ha promovido mercados justos, y fomentado organizaciones locales, gobiernos y redes más fuertes.

Resumen del departamento/ proyecto

La operación de Pact en Colombia inició en 2013 y ha crecido en los últimos años con la implementación de diversos proyectos financiados por el Departamento de Trabajo de Estados Unidos USDOL y la Agencia de Cooperación USAID. Este crecimiento ha implicado el aumento de requerimientos financieros y operativos, que incluyen apoyos administrativos, de contratos y de recursos humanos que presta un equipo interdisciplinario a los diferentes proyectos en forma de servicios compartidos. Este equipo requiere del liderazgo y dirección de un/a profesional con capacidad para manejar estas áreas.

Objetivo de la posición

E/la directora/a Financiero y operativo, es responsable de las operaciones financieras y administrativas de la oficina de Pact Inc en Colombia. E/la directora/a Financiero y operativo es responsable mantener, de acuerdo con las políticas de Pact coherencia en los aspectos financieros, administrativos y de contratos, para los proyectos que se implementen en Colombia, teniendo en cuenta también las políticas específicas de los donantes. E/la directora/a Financiero y operativo es responsable de liderar un equipo interdisciplinario, para garantizar que los procedimientos financieros, contables, administrativos, operativos, de recursos humanos, de adquisiciones, contratos y donaciones respondan a las políticas de Pact y a la ley colombiana, y apoyen la implementación eficiente de los proyectos implementados por la organización en Colombia.  

Responsabilidades claves

  • Lidera la estructuración y seguimiento mensual al presupuesto, para presentar a los directores de proyecto y a la directora de país.
  • Supervisa la estructuración y seguimiento a los contratos que se requieran para la buena implementación de los proyectos y a la operación cotidiana de la oficina.
  • Analiza el gasto frente a presupuesto, resalta posibles problemas y propone soluciones, tanto de los presupuestos internos como de los subcontratos.
  • Lidera la solicitud de transferencias y estima las provisiones necesarias para que los recursos para la implementación de los proyectos y operación de la oficina estén disponibles.
  • Acompaña (y en casos puntuales lidera) la estructuración de presupuestos para nuevas propuestas, y asegura que estos tienen aval de casa matriz, ajustándolos de acuerdo con las recomendaciones recibidas.
  • Supervisa las propuestas de ajustes presupuestales que se requieran en el marco de la implementación de diferentes proyectos.
  • Asegura que el personal administrativo proporciona apoyo a los diferentes proyectos que opera la oficina.
  • Es responsable de la capacitación y supervisión del sistema/proceso de Contabilidad (diseño y gestión), en particular en Serenic, sistema implementado para temas contables de la organización, además de sistemas y procedimientos de control interno, la previsión y el realineamiento de presupuestos multi-sitio y de múltiples socios, así como los presupuestos generales a nivel nacional, según sea necesario.
  • Proporciona liderazgo en todo lo que se refiere a sistemas y procedimientos de gestión financiera y contable, políticas y procesos organizacionales. Entre otros, los procesos de   autorización del gasto protegiendo a Pact INC de exceder los límites autorizados en la supervisión del proceso de autorización de pagos
  • Es responsable de la formación y orientación del personal y las organizaciones socias sobre políticas, procedimientos, reglamentos de los donantes, nuevos sistemas y mejores prácticas financieras, y también de trabajar en estrecha colaboración con la directora de país, directores de proyectos y el personal de la casa matriz de Pact para garantizar el cumplimiento de todas las normas de los donantes y la gestión eficaz y proactiva de su departamento.
  • Administra todas las finanzas de los proyectos para asegurar el uso responsable y eficaz de los recursos para lograr los objetivos de los programas y el cumplimiento de todos los requisitos de los donantes; asegurar que los sistemas de seguimiento financiero proporcionan informes oportunos y relevantes para el personal de Pact, incluyendo el análisis y el seguimiento de los compromisos de subvención (es decir, los adelantos en efectivo), obligaciones, acuerdos, contratos y liquidaciones/legalizaciones, para apoyar la implementación responsable y eficiente.
  • E/la directora/a Financiero y Operativo lidera y supervisa al equipo de compras, contabilidad, control interno, logística, subvenciones y contratos con terceros, recursos humanos, seguridad y otras actividades de apoyo de oficina y empleados de la organización. Asegura que todos los procesos en estos campos cumplan con las políticas de la organización y se ejecuten con eficiencia en tiempos razonables. Es responsable de que existan procedimientos operativos estándar (SOP – por su sigla en inglés) en estos campos.
  • Diseña e implementa sistemas y procedimientos de conformidad con las normas de Pact, asegurando controles internos eficaces y reduciendo al mínimo los riesgos para Pact.
  • Es responsable de toda auditoría financiera que Pact-INC pudiera precisar y de asegurar que los planes de acción correctiva aprobados por la sede en respuesta a dichas auditorías externas o internas y otros exámenes de monitoreo se ejecuten según lo previsto y programado.
  • Apoya y capacita al personal pertinente en temas financieros, contables y de impuestos (si fuera necesario) para garantizar que los miembros del equipo tienen los niveles adecuados para sus puestos y se están desarrollando en toda su capacidad; provee los entrenamientos que sean necesarios para otras personas para educarles en los sistemas financieros y de control interno eficientes y eficaces, incluido el análisis de presupuesto, y fomentar la toma de conciencia y cumplimiento de las políticas y los procedimientos.
  • Es responsable de todos los informes financieros a enviar a la sede en DC y al donante en formatos y tiempos específicos.
  • Ayuda a gestionar todos los asuntos administrativos de la apertura y el cierre de proyectos.
  • Es responsable del cumplimiento de la legalidad colombiana respecto a temas financieros, contables, de impuestos, contractuales y laborales.
  • Es responsable de la supervisión del proceso y justificación de la Caja Menor: Supervisión y revisión del cuadre mensual de los gastos asociados a la Caja menor de todas las oficinas de la organización en Colombia.
  • Asegura la organización, retención y seguridad de los registros y documentos financieros para presentar a cualquier entidad que los pudiera requerir tanto colombiana como extranjera (donantes).
  • Apoya a la directora de país en la supervisión del Plan de Seguridad local de acuerdo con los documentos y sugerencias entregados por el director de seguridad de Pact a nivel global, y supervisa las medidas preventivas y cambios en las operaciones necesarias para asegurar la mayor seguridad para el personal y las operaciones del proyecto.
  • Proporciona asistencia técnica a ONG´s, asociaciones y otro tipo de organizaciones de la sociedad civil locales en el ámbito de la gestión financiera de contratos y el cumplimiento de requisitos legales y de los donantes.
  • Asegura que la oficina de Pact INC-Colombia cuenta con todos los requerimientos internos y legales necesarios para una buena gestión de personal.
  • Coordina acciones relacionadas con las finanzas y operación de distintos proyectos que estén encargadas directamente a miembros de proyectos específicos.
  • Lidera la revisión de políticas y procedimientos cuando se requiera.
  • Promueve la eficiencia de costos en la medida en que presta apoyo a la correcta implementación de los proyectos implementados en la oficina.
  • Y otras responsabilidades relacionadas con el cargo que sean especificadas por la directora de país y/o supervisores de proyecto de Pact.

Requerimientos básicos

  • Tener experiencia como gerente financiero y administrativo de al menos 6 años
  • Experiencia en la supervisión del personal en temas financieros, administrativos y de al menos 8 años.
  • Conocimiento de requerimientos contractuales en Colombia e idealmente de los donantes.
  • Dominio del inglés imprescindible, fluidez oral y escrita.
  • Experiencia en operaciones en entornos complejos
  • Capacidad y disposición para viajar a otros lugares de Colombia

Características deseables

  • Experiencia de trabajo en un portafolio complejo de proyectos de cooperación internacional incluyendo subvenciones y contratos con el gobierno de EE.UU. y con otros donantes, incluidos los conocimientos prácticos de los sistemas y procedimientos de los reglamentos de los donantes para la gestión de muchos sitios, socios y beneficiarios.
  • Conocimiento y la experiencia para garantizar el cumplimiento con el reglamento de la banca colombiana, el régimen de impuestos colombiano, la legislación laboral y otras leyes pertinentes a las operaciones de Pact INC en Colombia.
  • Experiencia en otros campos administrativos como recursos humanos, logística, compras y adquisiciones, seguridad y manejo de oficinas.

Educación y experiencia requerida (formal o informal)

  • Título de Maestría de financiero o contable (o similar).
  • Manejo avanzado de Excel.
  • Experiencia con los paquetes de software de contabilidad financiera, por ejemplo, Serenic Navigator, Quickbooks, ACCPAC, u otros.

Condiciones laborales

Tiempo completo, contrato a término indefinido y lugar de trabajo en Medellín.

Pact es una organización que promueve y está comprometido en un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

Se recibirán hojas de vida hasta el 09/05/2021 al correo pactcolombia@pactworld.org Agradecemos escribir en el asunto Director Financiero y Operativo, de lo contrario la postulación no será tenida en cuenta.

Aplicar para esta Vacante

Archivos permitido(s): .pdf, .doc, .docx