gerencia operativa y financiera

Proyecto: Área Operativa y Financiera

Tipo de Contrato: Indefinido

Lugar de Trabajo: Medellín/ Bogotá

Fecha de cierre convocatoria: 1 de octubre de 2024

RESUMEN DE LA POSICIÓN:

El/La Gerente Operativo/a y Financiero/a, es responsable de las operaciones financieras y administrativas de la oficina de Pact Inc en Colombia, de mantener, de acuerdo con las políticas de Pact, la coherencia en los aspectos financieros, administrativos, operativos y de contratos, para los proyectos que se implementen en Colombia, teniendo en cuenta también las políticas específicas de los donantes. La Gerencia operativa y financiera es responsable de liderar un equipo interdisciplinario, para garantizar que los procedimientos financieros, contables, administrativos, operativos, de recursos humanos, de adquisiciones, contratos y donaciones respondan a las políticas de Pact y a la ley colombiana, y apoyen la implementación eficiente de los proyectos operados por la organización en Colombia.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

• Liderar la estructuración y seguimiento mensual al presupuesto, para presentar a los directores de proyecto y a la directora de país.
• Supervisar la estructuración y seguimiento a los contratos que se requieran para la buena implementación de los proyectos y a la operación cotidiana de la oficina.
• Analizar el gasto frente a presupuesto, resaltar posibles problemas y proponer soluciones, tanto de los presupuestos internos como de los subcontratos.
• Liderar la solicitud de transferencias y estimar las provisiones necesarias para que los recursos para la implementación de los proyectos y operación de la oficina estén disponibles.
• Acompañar (y en casos puntuales liderar) la estructuración de presupuestos para nuevas propuestas, y asegurar que estos tienen aval de casa matriz, ajustándolos de acuerdo con las recomendaciones recibidas.
• Supervisar las propuestas de ajustes presupuestales que se requieran en el marco de la implementación de diferentes proyectos.
• Asegurar que el personal administrativo proporciona apoyo a los diferentes proyectos que opera la oficina.
• Realizar la capacitación y supervisión del sistema/proceso de Contabilidad (diseño y gestión), en particular en Serenic, sistema implementado para temas contables de la organización, además de sistemas y procedimientos de control interno, la previsión y el realineamiento de presupuestos multi‐sitio y de múltiples socios, así como los presupuestos generales a nivel nacional, según sea necesario.
• Proporcionar el liderazgo en todo lo que se refiere a sistemas y procedimientos de gestión financiera y contable, políticas y procesos organizacionales. Entre otros, los procesos de autorización del gasto protegiendo a Pact INC de exceder los límites autorizados en la supervisión del proceso de autorización de pagos.
• Realizar la formación y orientación del personal y las organizaciones socias sobre políticas, procedimientos, reglamentos de los donantes, nuevos sistemas y mejores prácticas financieras.
• Trabajar en estrecha colaboración con la directora de país, directores de proyectos y el personal de la casa matriz de Pact para garantizar el cumplimiento de todas las normas de los donantes y la gestión eficaz y proactiva de su departamento.
• Administrar todas las finanzas de los proyectos para asegurar el uso responsable y eficaz de los recursos para lograr los objetivos de los programas y el cumplimiento de todos los requisitos de los donantes; asegurar que los sistemas de seguimiento financiero proporcionan informes oportunos y relevantes para el personal de Pact, incluyendo el análisis y el seguimiento de los compromisos de subvención (es decir, los adelantos en efectivo), obligaciones, acuerdos, contratos y liquidaciones/legalizaciones, para apoyar la implementación responsable y eficiente.
• Liderar y supervisar al equipo de compras, contabilidad, control interno, logística, subvenciones y contratos con terceros, recursos humanos, seguridad y otras actividades de apoyo de oficina y empleados de la organización. Asegurar que todos los procesos en estos campos cumplan con las políticas de la organización y se ejecuten con eficiencia en tiempos razonables. Es responsable de que existan procedimientos operativos estándar (SOP – por su sigla en inglés) en estos campos.
• Diseñar e implementar sistemas y procedimientos de conformidad con las normas de Pact, asegurando controles internos eficaces y reduciendo al mínimo los riesgos para Pact.
• Atender y dar respuesta a toda auditoría financiera que Pact INC pudiera precisar y de asegurar que los planes de acción correctiva aprobados por la sede en respuesta a dichas auditorías externas o internas y otros exámenes de monitoreo se ejecuten según lo previsto y programado.
• Apoyar y capacitar al personal pertinente en temas financieros, contables y de impuestos (si fuera necesario) para garantizar que los miembros del equipo tienen los niveles adecuados para sus puestos y se están desarrollando en toda su capacidad; provee los entrenamientos que sean necesarios para otras personas para educarles en los sistemas financieros y de control interno eficientes y eficaces, incluido el análisis de presupuesto, y fomentar la toma de conciencia y cumplimiento de las políticas y los procedimientos.
• Realizar los informes financieros a enviar a la sede en DC y al donante en formatos y tiempos específicos.
• Gestionar todos los asuntos administrativos de la apertura y el cierre de proyectos.
• Garantizar el cumplimiento de la legalidad colombiana respecto a temas financieros, contables, de impuestos, contractuales y laborales.
• Realizar la supervisión del proceso y justificación de la Caja Menor: Supervisión y revisión del cuadre mensual de los gastos asociados a la caja menor de todas las oficinas de la organización en Colombia.
• Asegurar la organización, retención y seguridad de los registros y documentos financieros para presentar a cualquier entidad que los pudiera requerir tanto colombiana como extranjera (donantes).
• Apoyar a la directora de país en la supervisión del Plan de Seguridad local de acuerdo con los documentos y sugerencias entregados por el director de seguridad de Pact a nivel global, y supervisar las medidas preventivas y cambios en las operaciones necesarias para asegurar la mayor seguridad para el personal y las operaciones del proyecto.
• Proporcionar la asistencia técnica a ONG´s, asociaciones y otro tipo de organizaciones de la sociedad civil locales en el ámbito de la gestión financiera de contratos y el cumplimiento de requisitos legales y de los donantes.
• Asegurar que la oficina de Pact INC‐Colombia cuenta con todos los requerimientos internos y legales necesarios para una buena gestión de personal.
• Coordinar acciones relacionadas con las finanzas y operación de distintos proyectos que esté encargadas directamente a miembros de proyectos específicos.
• Liderar la revisión de políticas y procedimientos cuando se requiera.
• Promover la eficiencia de costos en la medida en que presta apoyo a la correcta implementación de los proyectos implementados en la oficina.

REQUERIMIENTOS MINIMOS:

• Profesional en finanzas, contabilidad o en temas similares con más de 8 años de experiencia relevante o combinación equivalente de educación y experiencia, incluidos 4 años de experiencia en supervisión ó Máster más 6 años de experiencia.
• Experiencia como gerente financiero y administrativo de al menos 5 años.
• Experiencia en la supervisión del personal en temas financieros y administrativos y de al menos 5 años.
• Experiencia de trabajo en un portafolio complejo de proyectos de cooperación internacional incluyendo subvenciones y contratos con el gobierno de EE.UU. y con otros donantes, incluidos los conocimientos prácticos de los sistemas y procedimientos de los reglamentos de los donantes para la gestión de muchos sitios, socios y beneficiarios.
• Experiencia en otros campos administrativos como recursos humanos, logística, compras y adquisiciones, seguridad y manejo de oficinas.
• Conocimiento de requerimientos contractuales en Colombia e idealmente de los donantes.
• Experiencia en operaciones en entornos complejos.
• Experiencia en organizaciones de cooperación internacional
• Conocimiento y la experiencia para garantizar el cumplimiento con el reglamento de la banca colombiana, el régimen de impuestos colombiano, la legislación laboral y otras leyes pertinentes a las operaciones de Pact INC en Colombia.
• Dominio del inglés imprescindible, fluidez oral y escrita.
• Manejo avanzado de Excel.
• Experiencia con los paquetes de software de contabilidad financiera, por ejemplo, Serenic, Navigator, Quickbooks, ACCPAC, u otros.

Pact es una organización que promueve y está comprometida con un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros.